“Trois jours avant la mise en production, nos tests d'intégration se sont bloqués en raison d'un certificat SSL expiré. Nous avons perdu 14 heures de travail à résoudre un problème que tout le monde avait constaté, mais dont personne n'était responsable.”
Cela vous semble familier? Ce genre de situation est fréquent dans les équipes de développement logiciel : une tâche bloquée est visible par tous, mais n’appartient à personne. Cela peut rapidement freiner l’avancement du projet et nuire à la productivité de l’équipe. Les traiter de manière proactive et transparente contribue à maintenir un flux de travail optimal. Voici une approche structurée pour gérer efficacement les éléments bloqués.
Les tâches bloquées ne doivent jamais être ni cachées ni négligées. Pour qu'elles reçoivent l'attention immédiate qu'elles méritent, mettez en œuvre des stratégies de visualisation claires.
Mettez-les en évidence : utilisez des couleurs vives ou des indicateurs visuels clairs pour signaler les éléments bloqués. Par exemple, dans un outil de gestion de projet numérique, apposez une étiquette rouge ou la mention «bloqué» sur la fiche. Si vous utilisez des fiches physiques, utilisez des autocollants ou des marqueurs de couleur vive. Ainsi, les éléments bloqués seront immédiatement visibles.
Évitez d'utiliser une colonne séparée (en général) : bien que certaines équipes utilisent une colonne « Bloqué », cela peut souvent entraîner l'oubli ou l'ignorance d'éléments. Il est préférable d'intégrer les éléments bloqués directement dans vos colonnes de flux de travail existantes. Ainsi, ils restent dans le flux et visibles dans les tâches en cours. Par exemple, une tâche peut figurer dans la colonne «En cours» mais être marquée d'un drapeau rouge pour indiquer qu'elle est bloquée.
Priorité absolue : assurez-vous que les éléments bloqués soient les premiers que vous remarquez en ouvrant votre tableau de projet. Pensez à trier ou filtrer votre tableau pour prioriser ces éléments. Si vous utilisez un tableau physique, placez les cartes bloquées en haut de leurs colonnes respectives ou utilisez un repère visuel pour les mettre en évidence, comme une carte plus grande ou un marqueur distinctif. Cette pratique garantit qu’ils seront abordés lors des réunions quotidiennes et des séances de planification.
Permettre aux éléments bloqués de rester immobiles augmente le risque du projet. Les gérer activement signifie :
Ne laissez jamais une tâche bloquée stagner dans la liste d'attente ou à quelque étape que ce soit du flux de travail. Dès qu'un bloquant est identifié, il convient de le signaler et de mettre en œuvre un plan de résolution. Par exemple, si un développeur est bloqué en attente d'une revue de code, le chef d'équipe doit être immédiatement averti et le relecteur de code invité à prioriser la revue.
Définissez clairement les délais de réponse aux bloquants signalés. Par exemple, visez à accuser réception d'un bloquant et à entamer son investigation dans l'heure suivant son signalement. Cela permet d'éviter que des problèmes mineurs ne se transforment en retards importants.
Lors des réunions quotidiennes, abordez explicitement les points bloquants et demandez : «Comment pouvons-nous débloquer cela ?» Cela devrait faire partie intégrante de votre routine quotidienne. Ne vous contentez pas de demander s’il y a des bloquants ; discutez activement de chacun d’eux.
Encouragez les membres de l'équipe à partager leurs tentatives pour résoudre le problème. Cela peut susciter des idées et éviter les efforts inutiles. Par exemple, quelqu'un pourrait dire : «J'ai essayé de contacter le fournisseur externe, mais je n'ai pas eu de réponse. Quelqu'un d'autre a-t-il déjà travaillé avec lui?»
Consignez les actions et leurs responsables dans un emplacement convenu : idéalement, directement sur la fiche du bloquant (dans un commentaire ou un champ personnalisé «Prochaine étape») ou sur une page partagée «Journal des bloquants» accessible depuis le tableau. Intégrez la mise à jour de ce journal à la réunion quotidienne afin que chacun sache où le consulter et qu’aucun élément ne soit oublié.
Désignez un «scribe» à tour de rôle à chaque sprint pour vérifier que le journal est à jour après la réunion quotidienne et supprimer les entrées obsolètes. Épinglez le lien du journal en haut de votre canal Slack et dans la barre latérale du tableau pour un accès instantané.
Il est tentant de coller l'avatar de quelqu'un sur une carte bloquée et de considérer le problème comme réglé, mais c'est souvent contre-productif. Les coéquipiers regardent le plateau et pensent : «Ah, Alexandre est dessus», puis passent à autre chose. Le bloqueur persiste, l'engagement diminue et le problème de fond reste caché.
Considérez plutôt les obstacles comme la responsabilité de tous et instaurez des habitudes simples qui maintiennent la responsabilité collective :
Responsable de la gestion des bloqueurs (rotation hebdomadaire). Chaque lundi, désignez une personne dont la seule mission est de guider chaque bloqueur libre jusqu'à ce qu'il se déplace à nouveau, puis de lui passer le relais.
Heure de débloquage matinale (quotidienne). Réservez 60 minutes chaque jour pour permettre à chacun de résoudre un problème bloquant : faire intervenir un relecteur, contacter un fournisseur, redémarrer un environnement, bref, tout ce qui permet de lever les obstacles.
Définition partagée de «prendre en charge un problème bloquant». Lors de l’intégration, précisez que prendre en charge un problème signifie le suivre de près, mettre à jour publiquement son statut et demander de l’aide rapidement, et non pas souffrir en silence.
Utilisez des limites de travail en cours (WIP) pour inciter l'équipe à lever rapidement les bloquants et ainsi assurer la fluidité du flux de travail. Si une équipe atteint sa limite de WIP en raison d'éléments bloqués, aucune nouvelle tâche ne doit être entreprise tant que ces bloquants ne sont pas résolus.
Les WIP incitent à débloquer les éléments en urgence. Par exemple, si la limite de travail en cours d'une équipe est de cinq éléments et que trois sont bloqués, seuls deux peuvent être traités activement. Cela oblige l'équipe à débloquer en priorité les trois éléments bloqués avant d'en commencer de nouveaux.
Il convient de revoir et d'ajuster régulièrement les WIP en fonction de la capacité de l'équipe et de la nature des tâches. Si une équipe rencontre fréquemment de nombreux éléments bloqués, cela peut indiquer que les limites de WIP sont trop élevées ou que des problèmes sous-jacents doivent être résolus.
Les tâches bloquées ne sont pas seulement des obstacles ; ce sont des occasions d’apprentissage. Une analyse approfondie peut révéler des problèmes systémiques plus profonds. Pour optimiser leur potentiel d’apprentissage :
Au lieu de simplement signaler qu'une tâche est «bloquée», cherchez à comprendre pourquoi elle l'est. Posez-vous les questions suivantes : «Pourquoi cela s'est-il produit?» et «Qu'est-ce qui aurait pu l'éviter?» Par exemple, si une tâche est bloquée en raison d'exigences manquantes, examinez pourquoi ces exigences n'étaient pas claires dès le départ. Y a-t-il eu un problème de communication? La planification initiale a-t-elle été bâclée?
Utilisez des techniques telles que la méthode des «5 pourquoi» pour approfondir l'analyse de la cause profonde. Par exemple :
Consignez les résultats de l'analyse des causes profondes. Cela permet d'éviter d'autres bloquants similaires à l'avenir.
Ne laissez pas les enseignements tirés des tâches bloquées s'estomper. Centralisez les informations relatives aux bloquants. Par exemple :
Tableaux de projet : Ajoutez des notes ou des commentaires aux fiches de tâches bloquées en détaillant la cause et la solution.
Bases de connaissances : Créez des articles ou des pages dédiés aux problèmes bloquants courants et à leurs solutions.
Outils de documentation interne : utilisez Confluence ou Google Docs pour tenir un registre des bloquants, de leurs causes profondes et des mesures préventives.
Veillez à ce que cette documentation soit facilement accessible à toute l'équipe. Cela favorise la transparence et l'apprentissage collectif.
Examinez régulièrement les points bloquants documentés. Cela peut s'inscrire dans le cadre de réunions rétrospectives ou d'examens périodiques des processus. Recherchez les tendances ou les problèmes récurrents qui nécessitent une attention particulière.
Incluez des détails précis dans votre documentation, tels que :
Contexte – Quand cela s'est produit (date et heure) et ce qui est bloqué exactement (identifiant et titre de l'histoire/tâche).
Personnes – Qui a repéré le bloquant et à qui appartient la résolution ?
Analyse et action – Brève description du bloc → cause racine → correctif appliqué → mesure de prévention.
Une communication ouverte est essentielle pour résoudre rapidement les obstacles :
Donnez à votre équipe les moyens de signaler immédiatement les obstacles potentiels dès leur identification. Cela implique de créer une culture où les membres de l'équipe se sentent en sécurité et encouragés à s'exprimer librement, sans crainte d'être blâmés ou jugés. Par exemple, si un développeur rencontre un problème susceptible de retarder sa tâche, il doit le signaler immédiatement plutôt que d'essayer de le résoudre seul pendant trop longtemps.
Prévoyez plusieurs canaux pour signaler les bloquants. Vous pouvez, par exemple, les aborder lors des réunions quotidiennes, utiliser un canal Slack dédié (comme «#bloquants-projet») ou ajouter une note directement à la tâche dans l'outil de gestion de projet. Facilitez le signalement des problèmes pour tous.
Formez l'équipe à identifier les bloquants et à les signaler. Certains membres peuvent hésiter à signaler les problèmes mineurs, mais même les bloquants les plus mineurs peuvent s'accumuler et engendrer des retards. Définissez clairement les éléments à signaler et encouragez une communication proactive.
Veillez à ce que l'équipe utilise des canaux de communication publics et centralisés, tels que Slack ou des tableaux d'équipe, plutôt que des messages privés afin de favoriser la transparence et la résolution collective des problèmes. Lorsque les problèmes sont abordés publiquement, chacun est informé de la situation et peut apporter son aide ou tirer des enseignements de la solution trouvée.
Évitez d'utiliser les messages privés ou les conversations parallèles pour signaler les bloquants. Si un membre de l'équipe envoie un message privé à ce sujet, rappelez-lui gentiment de le signaler sur le canal principal. Ainsi, l'information sera partagée avec toute l'équipe et non seulement avec une ou deux personnes.
Consignez les discussions et les solutions apportées dans le canal central ou directement sur la fiche de tâche. Cela permet de conserver une trace du bloquant, des étapes de dépannage et de la solution finale. De plus, cela aide les nouveaux membres de l'équipe ou les parties prenantes à comprendre l'historique et le contexte du problème. Par exemple, si une décision est prise lors d'une discussion sur Slack pour contourner une étape spécifique, documentez et justifiez-la.
Consultez régulièrement les canaux de communication centraux pour identifier les nouveaux bloquants. Prenez l'habitude de consulter le canal Slack ou le tableau d'équipe au moins une fois par jour afin de vous assurer qu'aucun bloquant n'est négligé. Cette approche proactive permet de prévenir les retards et de garantir une résolution rapide des problèmes.
Traiter les éléments bloquants en priorité garantit une résolution rapide et maintient la dynamique. Pour prioriser efficacement les éléments bloqués :
Attribuez une priorité claire aux éléments bloqués, comme vous le feriez pour les récits utilisateurs ou les tâches de votre backlog. Cela implique d'utiliser un système de priorisation cohérent, par exemple en attribuant une priorité « élevée », « moyenne » ou « faible », ou en utilisant une échelle numérique (par exemple, de 1 à 5).
Tenez compte de l'impact du bloquant lors de l'attribution des priorités. Par exemple, un bloquant empêchant plusieurs membres de l'équipe de progresser doit être prioritaire par rapport à un bloquant n'affectant qu'une seule personne.
Établissez les règles par écrit et faites-en la responsabilité de tous. Créez un aide-mémoire concis sur les priorités des bloquants (une diapositive, un extrait Confluence ou une barre latérale du tableau) qui précise ce qui mérite une priorité élevée, moyenne ou faible. Grâce à ces critères explicites et faciles d'accès, n'importe quel membre de l'équipe, et pas seulement le Product Owner, peut définir ou modifier la priorité d'un bloquant dès qu'il le voit.
Assurez-vous que la priorité d'un élément bloqué est visible pour toute l'équipe. Pour ce faire, ajoutez une étiquette ou un champ de priorité à la fiche de tâche de votre outil de gestion de projet.
Il convient de revoir et d'ajuster régulièrement les priorités des éléments bloqués. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, l'impact de certains bloquants peut évoluer, ce qui nécessite une nouvelle priorisation. Par exemple, un bloquant de priorité « moyenne » peut devenir de priorité « élevée » s'il commence à affecter des échéances critiques.
Lors des séances de planification, intégrez les points bloqués aux discussions sur les priorités. Ne vous contentez pas de prioriser les nouvelles tâches ; tenez également compte de la résolution des bloquants existants.
N'hésitez pas à signaler les bloquants importants aux parties prenantes ou à la direction afin d'obtenir le soutien ou les décisions nécessaires à leur résolution. Ceci est particulièrement important lorsque le bloquant est lié à des dépendances externes, à des contraintes de ressources ou à des problèmes de politique interne.
Définissez des procédures et des critères d'escalade clairs. Précisez quels types de bloquants doivent être signalés et à qui. Par exemple, les bloquants budgétaires pourraient devoir être signalés au commanditaire du projet, tandis que les bloquants techniques pourraient être signalés au responsable technique.
Lors de l'escalade d'un bloquant, fournissez des informations claires et concises, notamment :
Après avoir signalé un bloquant, assurez-vous que le problème a bien été pris en compte. Si vous n'obtenez pas de réponse dans un délai raisonnable, relancez ou faites remonter le problème à un niveau supérieur.
Documentez le processus d'escalade et son résultat. Cela permet de comprendre quels types de bloquants nécessitent une escalade et comment les escalader efficacement à l'avenir.
Par exemple, si un composant d'infrastructure critique est indisponible, ce qui entraîne un blocage majeur du développement, signalez immédiatement le problème au responsable des opérations informatiques. Fournissez-lui des détails sur l'impact sur le calendrier du projet et sur les mesures nécessaires pour le résoudre.
Visualiser, traiter, analyser et prioriser de manière proactive les éléments de travail bloqués, tout en favorisant une communication ouverte, garantit un processus de développement plus fluide, moins de frictions et une productivité globale accrue de l'équipe.
Éviter les erreurs courantes est essentiel pour assurer un flux de travail fluide et une gestion efficace des éléments bloquants. Voici quelques pièges à éviter et comment les prévenir :
Ne pas s'attaquer rapidement aux obstacles peut entraîner des retards en cascade dans tout le projet, une frustration accrue au sein de l'équipe et une baisse significative du moral général. Il est essentiel de régler les problèmes dès leur apparition, et non pas seulement lorsqu'ils deviennent critiques.
Exemple : Si un testeur QA signale un bug majeur bloquant la poursuite des tests et que l’équipe de développement ne le corrige pas pendant plusieurs jours, le cycle de publication entier sera retardé. Ce retard peut alors affecter d’autres équipes qui dépendent de cette publication, provoquant ainsi une cascade de problèmes.
Prévention : Mettez en place un système de notification immédiate des bloquants, par exemple un canal Slack dédié ou une alerte dans votre outil de gestion de projet. Veillez à ce que les réunions quotidiennes incluent un examen obligatoire de tous les bloquants signalés.
Le fait de ne pas signaler clairement les points bloquants peut amener l'équipe à négliger des problèmes critiques, ce qui peut entraîner un blocage indéfini des tâches. Si ces points bloquants ne sont pas facilement visibles, ils risquent de ne pas être abordés lors des réunions quotidiennes ou des séances de planification.
Exemple : Si une tâche est bloquée faute de clé API, mais que ce blocage n’est pas clairement indiqué sur le tableau de bord du projet, le développeur risque de continuer à travailler dessus, ce qui représente une perte de temps et d’énergie. Les autres membres de l’équipe pourraient également ignorer le problème et être incapables d’apporter leur aide.
Prévention : Utilisez des repères visuels cohérents pour signaler les éléments bloqués, tels que des étiquettes rouges, des mentions « bloqué » ou des marqueurs physiques sur les fiches. Assurez-vous que ces repères sont visibles sur tous les tableaux de projet et sur les outils numériques. Pensez à utiliser des filtres pour afficher uniquement les éléments bloqués.
Entreprendre de nouvelles tâches alors que celles en cours sont bloquées peut surcharger l'équipe, disperser les ressources et réduire la productivité globale. Cela entraîne souvent des changements de contexte intempestifs, qui sont des sources d'erreurs et d'inefficacité. Respectez les limites de travail en cours et concentrez-vous d'abord sur la résolution des bloquants actuels.
Exemple : Un développeur a trois tâches bloquées en attente de dépendances externes, mais il ajoute tout de même deux nouvelles tâches. Cela l’empêche de progresser efficacement sur aucune tâche, car il passe constamment d’une à l’autre en attendant la résolution des dépendances.
Prévention : Appliquez strictement les limites de travail en cours (WIP). Si un membre de l’équipe atteint sa limite de WIP en raison d’éléments bloqués, il doit se concentrer sur la résolution de ces bloquants avant de commencer de nouvelles tâches. Examinez et ajustez régulièrement les limites de WIP au besoin.
Ne pas consigner les détails relatifs aux bloquants, notamment leurs causes profondes, les solutions apportées et les mesures préventives, peut entraver l'identification des problèmes récurrents et l'élaboration de stratégies de prévention. Cela conduit à la répétition des mêmes erreurs et à la perte d'occasions d'apprentissage précieuses.
Exemple : Une équipe rencontre régulièrement des problèmes d’accès à l’API, mais ces problèmes ne sont jamais documentés. Par conséquent, le processus d’intégration des nouveaux développeurs n’est jamais mis à jour pour inclure les demandes d’accès à l’API, et le problème persiste.
Prévention : Consignez de manière exhaustive tous les bloquants. Cela peut inclure l’ajout de notes aux fiches de tâches, la création d’articles dans la base de connaissances ou l’utilisation des outils de documentation internes. Incluez des détails tels que la date, l’heure, la tâche, la personne ayant identifié le bloquant, une description, l’analyse de la cause première, les étapes de résolution et les actions à entreprendre pour éviter que le bloquant ne se reproduise.
L'utilisation d'une colonne «Bloqué» dédiée peut être source de controverses. Si certaines équipes la trouvent utile pour visualiser les obstacles, d'autres la considèrent comme une mauvaise pratique car elle peut :
Perturbation du flux de travail : cela pourrait inciter les équipes à laisser les problèmes «bloqués» dans une colonne séparée plutôt que de les résoudre rapidement. Les tâches peuvent s’enliser dans cette colonne et finir par être oubliées.
Fausse indication des indicateurs de travail en cours : une colonne bloquée peut fausser les limites de travail en cours en isolant les tâches encore en cours d'exécution. Il devient alors difficile d'obtenir une image précise de la charge de travail et de la capacité réelle de l'équipe.
Réduction des responsabilités : L’utilisation d’une colonne peut détourner l’attention de la résolution active des bloquants vers le simple déplacement des cartes dans un espace prédéfini. Les membres de l’équipe pourraient avoir l’impression que leur responsabilité s’arrête une fois la carte déplacée dans la colonne «Bloqué», sans qu’ils aient à s’assurer de sa résolution.
Utilisez des indicateurs, des étiquettes ou des champs personnalisés pour signaler les éléments bloqués tout en les conservant dans leurs colonnes de flux de travail habituelles. Cette méthode :
Maintien du flux : La fiche reste partie intégrante du flux de travail global, aidant l'équipe à suivre en permanence son évolution et à éviter qu'elle ne soit oubliée.
Préserve l'intégrité des indicateurs : le système ne gonfle pas artificiellement le nombre de tâches en cours ni ne suggère que les éléments bloqués sont « hors de question ». Les indicateurs restent précis, offrant une vision plus claire de l'avancement de l'équipe.
Favorise la résolution proactive : l’équipe est incitée à résoudre le problème bloquant plutôt que de simplement déplacer la carte dans une autre colonne. Ce signal visuel rappelle à tous que la tâche est bloquée et requiert une attention particulière.
En définitive, la pertinence d'une colonne « Bloqué » dépend des processus, de la culture et des défis propres à votre équipe. Certaines équipes peuvent tirer parti de l'attention ciblée qu'offre une telle colonne, notamment si elles découvrent la gestion des bloquants. D'autres, en revanche, trouvent plus efficace d'intégrer directement les indicateurs de bloquant dans les fiches pour maintenir la fluidité, la responsabilisation et la précision des indicateurs. Des rétrospectives régulières et des ajustements de processus permettront de déterminer l'approche la mieux adaptée à votre équipe.
Les obstacles ne sont jamais de simples formalités administratives ; ce sont des signaux d’alarme indiquant qu’un aspect de votre système de distribution nécessite une attention particulière. En les identifiant immédiatement, en les traitant rapidement, en en tirant des enseignements, en maintenant une communication ouverte et en remontant l’information sans hésitation, vous transformez les freins, véritables gouffres cachés, en catalyseurs d’amélioration des processus.
Essayez ceci : réservez une session de 15 minutes de résolution de problèmes pour votre équipe ce vendredi. Dressez la liste de tous les obstacles actuels, choisissez l’une des pratiques mentionnées ci-dessus et menez une micro-expérience pour les surmonter. Mesurez l’impact sur le temps de cycle lors du prochain sprint, puis itérez.
Mettre constamment en lumière les tâches bloquées permet de maintenir un élan élevé, un moral stable et une livraison prévisible – exactement ce dont les équipes logicielles performantes ont besoin pour livrer en toute confiance.